El calendario que nadie tiene en un solo sitio

Quien gestiona un edificio o una planta conoce la sensación: cada obligación legal vive en un sitio distinto. La revisión de la instalación térmica en una carpeta, el plan de legionela en otra, la inspección del edificio en el correo del administrador y los extintores en la cabeza de una persona.

El resultado es siempre el mismo: **te enteras de un plazo cuando ya ha vencido**, y entonces cuesta el doble y hay que justificarlo.

Esta guía reúne las obligaciones de mantenimiento más habituales en un solo calendario. No sustituye a la normativa ni al asesoramiento de una empresa especializada, pero sirve para saber qué tienes que programar y con qué frecuencia aproximada.

> ⚠️ Los plazos concretos dependen de la comunidad autónoma y de las características de cada instalación. Confirma siempre tu caso concreto con la autoridad competente o con la empresa mantenedora.

1. Instalaciones térmicas: RITE

**Norma:** Real Decreto 1027/2007, que aprueba el Reglamento de Instalaciones Térmicas en los Edificios. Su **Instrucción Técnica IT.3** regula el mantenimiento y uso.

**Qué cubre:** climatización, calefacción, ventilación, agua caliente sanitaria, y en general cualquier instalación que dé servicio térmico al edificio.

Qué obliga:

**Contrato de mantenimiento** con una empresa habilitada. No vale hacerlo "por dentro" sin más: la norma exige un mantenedor.

**Programa de mantenimiento preventivo** con las operaciones y su periodicidad, según el tipo y la potencia de la instalación.

**Inspecciones periódicas** de la instalación, con frecuencia que depende de la potencia instalada.

**Registro documentado** de cada intervención: qué se revisó, cuándo, quién y el resultado.

**Lo que suele fallar:** tener el contrato firmado pero no los registros de las visitas. Cuando llega la inspección, el papel del contrato no demuestra que las revisiones se hicieron.

2. Legionela: R.D. 487/2022

**Qué cubre:** instalaciones que producen aerosoles (torres de refrigeración, condensadores evaporativos), agua caliente sanitaria, agua fría de consumo humano, piscinas climatizadas, sistemas de riego por aspersión y sistemas contra incendios.

Qué obliga:

**Plan de prevención y control de legionela (PPCL)** propio de cada instalación, con los puntos críticos identificados.

**Revisión y actualización del plan**, con plazo fijado hasta el **1 de julio de 2025** por la modificación posterior (R.D. 614/2024). Las instalaciones que no lo hayan actualizado están fuera de plazo.

**Limpiezas, desinfecciones y tratamientos** con su periodicidad.

**Analíticas de agua** en los puntos definidos, con sus resultados.

**Registro de todo**, con fecha, responsable y resultado.

Es probablemente la obligación con **más registros por año**, y por eso la que peor se lleva en papel. Tiene artículo propio: [cómo digitalizar el plan de legionela con un GMAO](/blog/legionela-plan-digital-gmao).

3. Protección contra incendios: PCI

**Qué cubre:** extintores, bocas de incendio equipadas (BIE), sistemas de detección y alarma, rociadores y alumbrado de emergencia.

**Qué obliga:** revisiones periódicas por empresa habilitada, con frecuencias que van de **trimestral** (partes más visibles) a **anual** (las más completas), y su registro documental.

**Lo que suele fallar:** los extintores son lo que todos recuerdan porque se ve; el alumbrado de emergencia y la detección se olvidan con más frecuencia.

4. Inspección Técnica de Edificios: ITE

**Qué cubre:** el estado de conservación de la construcción (estructura, fachadas, cubiertas, instalaciones comunes).

**Qué obliga:** inspección periódica en los municipios que la tienen implantada, con frecuencia que suele establecerse **en función de la antigüedad del edificio** (normalmente a partir de 30-50 años, según el municipio), y el acta correspondiente.

**Aviso importante:** la ITE **no es una norma estatal única**: la regulan los ayuntamientos, así que el plazo y el procedimiento cambian de ciudad a ciudad. Comprueba el de la tuya.

El calendario, de un vistazo

| Obligación | Frecuencia típica | Responsable | |---|---|---| | Instalación térmica (RITE) | Según potencia; revisión periódica + registro continuo | Empresa mantenedora habilitada | | Legionela (PPCL) | Limpiezas y tratamientos periódicos + analíticas puntuales | Titular + empresa especializada | | Protección contra incendios | Trimestral a anual según el sistema | Empresa habilitada | | ITE | Según municipio, ligada a la antigüedad | Técnico competente | | Ascensores | Revisiones periódicas obligatorias | Empresa conservadora | | Calibración de equipos críticos | Anual o según fabricante | Servicio técnico / laboratorio |

Por qué esto no se puede llevar en Excel

Con una sola instalación pequeña, un Excel bien hecho puede valer. El problema llega cuando pasa alguna de estas cosas:

**Son varias instalaciones o varias sedes.** Multiplica registros y multiplica el riesgo de que uno se quede sin hacer.

**Cambia la persona que lo llevaba.** El Excel vive en el ordenador de alguien. Si no está, nadie sabe qué tocaba esta semana.

**Llega una inspección.** Reconstruir 12 meses de registros a mano son dos días y un riesgo alto de no conformidad.

**Hay que demostrar quién hizo qué.** Un Excel no tiene firma ni trazabilidad.

Una hoja de cálculo no avisa. Una celda vacía no dice nada hasta que el inspector la señala.

Cómo se monta esto en un GMAO

La conversión es directa, y es donde un sistema de mantenimiento demuestra su valor:

**Cada obligación se convierte en un plan preventivo** con su frecuencia: la revisión anual de la caldera, la limpieza de la torre, el control mensual de parámetros, la prueba trimestral del grupo de presión.

**Cada instalación es un activo** con su ficha, su ubicación y su criticidad.

**Cada ejecución pide su evidencia**: fecha, responsable, valores medidos, observaciones y firma.

4. **Cada resultado fuera de rango abre una incidencia** con seguimiento hasta el cierre. Eso es exactamente lo que un inspector valora.

5. **El informe sale solo**: el histórico de una instalación se exporta con sus registros y firmas en minutos.

El retorno no es solo evitar la sanción

**Se acaban los picos de trabajo** antes de cada inspección: el registro se genera a diario, no en dos días de pánico.

**Se sabe quién hizo qué y cuándo.** Eso protege a la empresa y al operario.

**Si hay un incidente**, poder demostrar el plan, los registros y las acciones tomadas es la diferencia entre una empresa diligente y una que no puede probarlo.

**Se dejan de pagar desplazamientos innecesarios**: con el histórico se ve qué instalación necesita atención real y cuál solo necesita su revisión programada.

A quién le aplica esto

A **hoteles** (ACS, torres de refrigeración, piscinas, climatización), **hospitales y clínicas** (circuitos de agua y equipos críticos), **edificios y facilities** (instalación térmica, PCI, ITE, ascensores) y **plantas de alimentación** con servicios afectados.

En CreativeSaaS cada obligación vive como un plan preventivo con su frecuencia y su responsable, las ejecuciones piden firma y admiten fotos, cada equipo puede llevar su QR para registrarlo desde el móvil —incluso sin cobertura— y los datos se exportan para la inspección.

Precios publicados: **290, 390 y 590 €/mes**, sin permanencia y con **14 días de prueba gratis sin tarjeta** ([ver precios](/precios)).

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Revisiones obligatorias de instalaciones: calendario completo