Plan de calibración de equipos de medida: cómo montarlo y que no se te caduque un certificado
El auditor abre la lista de equipos, elige tres al azar y pide sus certificados. Todo lo que ocurre en los siguientes dos minutos depende de un Excel que solo mira una persona.
El auditor de IFS o BRCGS pide la relación de equipos de medición, señala tres y solicita los certificados. Dos están en una carpeta del ordenador de calidad. El tercero —la sonda del pasteurizador— caducó hace tres semanas y nadie lo vio: el aviso vivía en un archivo que se consulta cuando alguien se acuerda.
Lo llamativo es que ese equipo probablemente estaba bien: el fallo no era técnico, era de organización. Y aunque se viva como un asunto de laboratorio, es de mantenimiento: quien tiene el inventario de activos es quien puede colgar una ficha en la máquina.
Calibrar y verificar no son lo mismo (y necesitas las dos)
Se usan como sinónimos y no lo son. Hay plantas que solo calibran una vez al año y se enteran de la deriva doce meses tarde, y plantas que solo verifican en interno y no pueden demostrar trazabilidad ante un auditor.
Calibrar es comparar el equipo con un patrón de exactitud superior, en condiciones definidas, y cuantificar cuánto se desvía: lo hace normalmente un laboratorio externo y termina en un certificado con el error y su incertidumbre. Verificar es una comprobación interna y frecuente contra otro equipo calibrado o un valor de referencia conocido.
| Calibración | Verificación | |
|---|---|---|
| Quién la hace | Laboratorio externo con patrones certificados | Personal propio de planta |
| Contra qué | Patrón trazable a una referencia nacional o internacional | Equipo calibrado o valor de referencia conocido |
| Qué deja | Certificado con error e incertidumbre | Registro interno de conformidad |
| Frecuencia típica | Anual o según plan | Diaria, semanal o por uso |
Qué equipos entran en el plan y cuáles no
El criterio es sencillo: cualquier equipo cuya medida afecte a la seguridad, a la calidad o a la legalidad del producto. Meter en el plan el termómetro decorativo del office es trabajo inútil; dejar fuera el manómetro del autoclave es un hallazgo garantizado.
- Sondas que vigilan un PCC: pasteurizador, autoclave, túnel de congelación, cámara, equipo de cocción.
- Básculas y sistemas de pesaje: además de la calidad, tocan la legalidad del producto.
- pHmetros y medidores de actividad de agua, cuando el pH o la aw son el control de seguridad.
- Detectores de metales y equipos de rayos X, con sus testigos o piezas de prueba certificadas.
- Registradores y termohigrómetros de cámaras y salas de proceso.
- Manómetros de autoclaves y de líneas que trabajan por encima de la presión atmosférica.
Y luego están los que casi nadie incluye: el torquímetro de línea, el calibre del taller, el termómetro de bolsillo del técnico. Si una medición con ese instrumento decide si una máquina vuelve a producción, entra en el plan.
El error que más caro sale: un equipo de medida sin identificar. Lo que no tiene número de inventario no tiene plan, no tiene historial y no tiene certificado. En auditoría es invisible hasta que el auditor lo encuentra midiendo en la línea.
El inventario: una ficha por equipo y un código que se lea desde la puerta
El plan no empieza en la frecuencia, empieza en la lista. Y la lista no se hace desde el despacho: se hace recorriendo la planta con producción parada, porque los equipos que faltan siempre están en el sitio menos pensado. Cada ficha necesita código de activo, ubicación, rango de medida, error máximo admitido, criticidad, plan, última fecha conforme, próxima fecha y certificados adjuntos.
En planta, la ficha en papel se moja y se rellena con la letra del turno de noche. Un código QR pegado en el equipo que abre la ficha en el móvil resuelve la mitad: el técnico registra la verificación donde está el equipo, no en la oficina.
El error máximo admitido: la decisión que casi nadie documenta
Aquí está el corazón técnico del plan. El error máximo admitido (EMA) no puede ser un número heredado de una plantilla: tiene que ser coherente con el límite que ese equipo vigila.
Ejemplo. Una cámara de congelado tiene el límite en −18 °C. Si su sonda admite ±1 °C de error, el equipo puede marcar −17,2 °C y estar «dentro de tolerancia» mientras el producto ya está fuera de especificación: la ficha dice que todo va bien y la realidad dice lo contrario. La solución no es calibrar más, es fijar un EMA mucho más estrecho que el margen disponible.
En metrología se maneja la idea de que la incertidumbre del equipo no debe comerse más de un tercio del margen de tolerancia. No es una obligación legal, es una práctica sensata: si el límite es un PCC, el equipo tiene que ser mucho mejor que el límite. Ese criterio se escribe en el procedimiento, para que el día que el auditor pregunte la respuesta esté en un documento.
Frecuencias: la calibración anual no te libra de la deriva
No hay una frecuencia legal única: la definen el riesgo, el uso y el historial. Un equipo que se ha ido de tolerancia dos años seguidos pide revisar su frecuencia. Lo que funciona es la doble capa: verificación interna frecuente y calibración externa periódica.
| Equipo | Verificación interna | Calibración externa |
|---|---|---|
| Sonda de un PCC (pasteurizador, autoclave) | Diaria o por turno, con hielo fundente a 0 °C | Anual, con trazabilidad metrológica |
| Báscula de pesaje de producto | Semanal o por turno, con pesa patrón | Verificación periódica legal, en su plazo |
| Detector de metales / rayos X | Cada arranque y cada cambio de formato, con testigos certificados | Anual, del equipo y de los testigos |
| Manómetro de autoclave | Mensual, contra manómetro patrón | Anual |
| Torquímetros y calibres de mantenimiento | Comprobación interna contra patrón | Anual o bianual, según uso |
Frecuencias orientativas de mercado, no obligaciones legales salvo en los instrumentos sometidos a control metrológico del Estado. Cada planta debe justificar las suyas por análisis de riesgo.
Metrología legal: cuando la normativa fija el plazo y el quién
Hay equipos que no se rigen por tu análisis de riesgo sino por la ley. En España, la Ley 32/2014 de Metrología y el Real Decreto 244/2016 que la desarrolla regulan el control metrológico del Estado, y la Orden ICT/155/2020 lo concreta para determinados instrumentos, entre ellos los de pesaje.
Para esos equipos, la verificación periódica la realiza un organismo autorizado de verificación metrológica, y el titular debe solicitarla con antelación al vencimiento del plazo fijado en el anexo correspondiente: en los instrumentos de pesaje de funcionamiento automático, por ejemplo, ese plazo es de dos años. Y si el equipo se repara, necesita una verificación después de reparación antes de volver a pesar producto que va al mercado.
Traducido a mantenimiento: cuando el servicio técnico repara una báscula de línea, no basta con dejarla «funcionando». Hasta que no pasa esa verificación, el equipo no está en condiciones legales de pesar producto para venta.
Lo que piden IFS Food y BRCGS
IFS Food v8, requisito 5.4 («Calibración, ajuste y comprobación de los equipos de medición y vigilancia») pide identificar los equipos, registrar su estado de calibración y comprobarlos, ajustarlos y calibrarlos a intervalos definidos, con resultados documentados. BRCGS Food Issue 9, cláusula 6.4 («Calibración y control de dispositivos de medición y vigilancia») exige que la comprobación sea trazable a un patrón nacional o internacional reconocido siempre que sea posible.
En la práctica, el auditor pide la lista de equipos, elige dos o tres, solicita certificados y registros, compara las fechas con la frecuencia que declara tu procedimiento y pregunta qué pasó con el producto medido si algún equipo salió no conforme. Los tres primeros puntos se resuelven con orden; el cuarto es el que tumba auditorías, porque no se puede reconstruir a posteriori.
Equipo fuera de tolerancia: la mitad del plan que casi nadie tiene escrita
Un certificado que llega con el equipo fuera de tolerancia no es un problema de metrología, es un problema de producto. La pregunta correcta no es «¿lo mandamos a reparar?» sino «¿qué se midió con este equipo desde la última comprobación conforme?».
Dos casos de planta. El detector de metales falla la prueba con el testigo de hierro: hay que revisar todo el producto que pasó por la línea desde la última prueba correcta, no solo desde el turno en curso. La sonda de un pasteurizador aparece con 1,2 °C de error: la vigilancia del PCC de ese periodo queda en duda y toca evaluar los lotes afectados.
Eso es lo que pide el 5.4 de IFS Food v8: evaluar el impacto sobre procesos y productos para determinar si se ha procesado producto no conforme, y cerrarlo por acciones correctivas. Sin historial de cuándo se comprobó cada equipo, el perímetro del problema es una estimación; con historial, es una lista de lotes.
Los fallos que se repiten en auditoría
| Lo que encuentra el auditor | Por qué pasa | Cómo se cierra |
|---|---|---|
| Certificado caducado | El aviso vive en un Excel que mira una sola persona | Avisos automáticos antes del vencimiento |
| Equipo en planta que no está en la lista | El inventario se hizo en la oficina | Inventario recorriendo la planta y revisión anual |
| Verificaciones sin firmar o en blanco | Se rellenan a fin de mes de memoria | Registro en el sitio, con QR en el equipo |
Cómo llevarlo en el GMAO sin montar otra hoja de cálculo
Todo lo anterior son registros con fecha de caducidad, el tipo de información que se cae cuando vive en tres sitios: el Excel de calidad, una carpeta del servidor y una libreta en el taller. Tratarlos como activos de la planta, con su plan y sus avisos, es lo que evita esa caída.
Con esa base, tres cosas dejan de depender de la memoria: el aviso llega antes, el registro se genera mientras se verifica y, si un equipo sale no conforme, el histórico está a un clic.
Si quieres ver cómo queda el inventario de equipos de medida con su plan y sus avisos dentro de un sistema de mantenimiento, tienes el detalle en GMAO para industria alimentaria y los precios son públicos en la página de precios.
La conclusión: un plan de calibración no se sostiene con un Excel bien ordenado, se sostiene con tres decisiones escritas —qué equipos entran, con qué error máximo y cada cuánto— y un sistema que avise antes del vencimiento. Lo primero responde al auditor; lo segundo evita que te enteres de la deriva doce meses tarde.
Normativa citada: IFS Food v8 (requisitos 5.4 y 5.11), BRCGS Food Issue 9 (cláusula 6.4), Ley 32/2014 de Metrología, Real Decreto 244/2016 y Orden ICT/155/2020. Las frecuencias y el error máximo admitido de cada equipo dependen de su uso y de su análisis de riesgo.
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